‘Ma jep letërnjoftimin’: Kush ka të drejtë ta kërkojë dhe ta ruajë kopjen tënde?

“Ma jep letërnjoftimin”, është një prej kërkesave më të shpeshta me të cilën ballafaqohemi pothuajse çdo ditë sa herë vizitojmë institucionet apo bizneset tona, shpesh herë e shoqëruar me fotokopjimin dhe ruajtjen e paqartë të të dhënave tona personale dhe mungesën e informacionit se si do të përdoret, a do të fotokopjohet, sa do të ruhet apo a mund ta refuzojmë këtë kërkesë. 

Kështu, përpunimi i të dhënave të letërnjoftimit nga institucionet dhe bizneset private, qoftë përmes kërkimit, fotokopjimit apo ruajtjes së kopjeve është kthyer në një praktikë të përditshme teksa standardet dhe praktikat se deri ku shtrihet nevoja për identifikim dhe ku fillon mbrojtja e privatësisë nuk janë të qarta dhe aspak uniforme. 

Letërnjoftimi nuk është thjesht një dokument identifikimi, por përmban të dhëna personale si emri, mbiemri, fotografia, nënshkrimi, numri personal që është unik, data dhe vendi i lindjes, vendbanimi e të dhëna të tjera personale kombinimi i të cilave informacione thelbësore krijon një profil të detajuar të individit duke u kthyer kështu në një objektiv tejet tërheqës për keqpërdoruesit për vjedhje të identitetit, mashtrim financiare apo keqpërdorime tjera të ngjashme. 

Mbi këtë rrezik dhe rëndësinë që përbëjnë këto të dhëna, qasja dhe ndërveprimi me letërnjoftimin kërkon një qasje të kujdesshme dhe mbi të gjitha, të bazuar të ligj. 

Kështu, sikurse për të dhënat tjera personale, procedura për kërkimin, trajtimin, ruajtjen e letërnjoftimit duhet të jetë gjithmonë e mbështetur në parimet që janë të vendosura nga Ligji për Mbrojtjen e të Dhënave Personale, si nevoja, proporcionaliteti dhe qëllimi i përcaktuar qartë. Kjo imponon që institucionet dhe bizneset duhet të mbledhin të dhëna vetëm për qëllim specifike, legjitime dhe të mos kërkojnë dhe ruajnë më shumë informacione se që është e nevojshme. 

Vetë institucioni rregullator, Agjencia për Informim dhe Privatësi (AIP) evidenton se ka paqartësi ligjore rreth ruajtjes së të dhënave personale dhe nevojës për rregullative shtesë në këtë drejtim. Në një intervistë për emisionin “Kallxo Pernime” në maj të vitit të kaluar, zyrtari i AIP-së Arbian Arifi sqaroi se si institucionet dhe hotelet nuk të drejtë të mbajnë kopje të letërnjoftimeve të qytetarëve në recepsion sepse “letërnjoftimi shërben për identifikim”, duke evidentuar se letërnjoftimin shërben për evidentimin e informacioneve të nevojshme për identifikim dhe jo për ruajtje të kopjes pa qëllim legjitim dhe të përcaktuar qartë.

Kështu, në kontekst të Ligjit për Mbrojtjen e të Dhënave Personale, çdo përpunim i letërnjoftimit duke përfshirë edhe fotokopjimin dhe ruajtjen kërkon fillimisht një bazë të qartë ligjore mbi të cilën mbështet kjo kërkesë. Kjo bazë mund të jetë edhe pëlqimi i individit i cili duhet të jetë i lirë, i qartë, specifik dhe mbi informacionin e duhur. Subjekti i të dhënave – letërnjoftimit duhet të informohet qartë se pse po i kërkohet letërnjoftimi dhe si do të përdoren të dhënat dhe për sa kohë do të ruhen, duke ruajtur gjithashtu të drejtë për të tërhequr pëlqimin në çdo moment. 

Bazë tjetër mbi të cilën mund të kërkohet dhe pëprunohet letërnjoftimi është kur rrjedhë nga një detyrim ligjor, shembull, bankat e kanë një detyrim ligjor sipas ligjeve relevante për të verifikuar dhe ruajtur të dhënat e identitetit të klientëve, gjë që shpesh përfshin edhe kopje të letërnjoftimit. 

Përpunimi mund të bëhet edhe për qëllim të ekzekutimit të një kontrate në rastet kur është nevojë thelbësore për shërbime që kërkojnë identifikim rigoroz. Edhe bizneset mund të kenë qëllime legjitime për të përpunuar të dhëna, por ky interes duhet të balancohet, të jetë proporcional, të informohet subjekti  dhe mbi të gjitha të jetë i bazuar.

Parim tjetër thelbësor për përpunimim e të dhënave personale – në këtë rast letërnjoftimit, është parimi i minimizimit të të dhënave që imponon që të ruhen vetëm ato pjesë të letërnjoftimit që janë relevante për qëllimin dhe të jenë sa më minimale. 

Po ashtu, kufizimi i kohës së ruajtjes është i domosdoshëm dhe përcakton që kopjet e letërnjoftimit nuk duhet të ruhen përtej periudhës që është e nevojshme për përmbushjen e qëllimit fillestar dhe pas përmbushjes duhet të fshihen apo anonimizohen në mënyrë të sigurtë dhe të përcaktuar qartë. 

Në gjithë këtë proces, transparenca ndaj subjekteve të të dhënave dhe respektimi i të drejtave të tyre për informim, qasje, korrigjim dhe fshirje janë të domosdoshme për arritjen e këtij qëllimi. 

Në Republikën e Kosovës, Ligji për Mbrojtjen e të Dhënave Personale i cili është i harmonizuar me parimet e Rregullores së Përgjithshme për Mbrojtjen e të Dhënave Personale (GDPR) që korniza kryesore për rregullimin e privatësisë në nivel europian.