Çalimet e Ministrisë së Mbrojtjes në prokurim

Nga viti 2014 deri në vitin 2017, në Ministrinë e Mbrojtjes (atëherë Ministria e Forcës dhe Sigurisë së Kosovës), Auditori ka gjetur vonesa në disa faza të aktivitetit të prokurimit.

Ka pasur vonesa në procedurat për vlerësimin e tenderëve, në publikimin e ‘njoftimin për dhënie të kontratës’ dhe vonesat në hapje të ofertave.

Shumica e problemeve të evidentuara në prokurim nga Auditori në raportet e katër viteve të kaluara nuk janë përsëritur nga Ministria e Mbrojtjes. Në raportin e vitin 2018, kanë dalë probleme të reja sa i përket fushës së prokurimit në Ministrinë e Mbrojtjes.

Hartimi i specifikacioneve teknike, mos konfiskimi i sigurimit të ekzekutimit janë disa prej problemeve të reja që kanë dalë në raportin e ri të publikuar nga ZKA për Ministrinë e Mbrojtjes në fushë e prokurimit.

Njëri prej problemeve që është përsëritur nga Ministria e Mbrojtjes, njëjtë si në vitet e kaluara është vonesa në liferimin e mallrave. Gjetja e cila ishte potencuar nga Auditori në vitin 2015 është përsëritur nga Ministria e Mbrojtjes edhe në vitin 2018.

Gjatë viteve 2014, 2016 dhe 2017, Ministria e Mbrojtjes është përballur me probleme në realizimin e buxhetit. Ministria e Mbrojtjes nuk e ka realizuar buxhetin në përputhje me planin kohor të rrjedhjes së parasë. Në vazhdimësi buxheti është shpenzuar në pjesën e fundit të vitit.

Por kjo gjetje është eliminuar nga Ministria e Mbrojtjes dhe në raportin e vitit 2018 nuk ka marrë rekomandime në lidhje me këtë çështje.

Një prej gjetjeve pozitive është se borxhi i Ministrisë së Mbrojtjes ndaj furnitorëve vazhdimisht ka shkuar duke rënë nga viti 2015 deri në vitin 2018.

Në pesë vitet e fundit, Ministria e Mbrojtjes më së shumti rekomandime ka marrë në vitin 2014 ndërsa më së paku rekomandime ka marrë në vitin 2016. Në vitin 2014 kishte marrë 10 rekomandime kurse në vitin 2016, vetëm 4.

Nga 5 rekomandimet të cilat i ka marrë Ministria e Mbrojtjes në vitin 2017, 3 rekomandime i ka zbatuar plotësisht ndërsa 2 të tjerat i ka zbatuar pjesërisht.

Në raportin e fundit të auditimit të publikuar nga Zyra Kombëtare e Auditimit për vitin 2018, Ministria e Mbrojtjes ka marrë 6 rekomandime, një më shumë se në vitin 2017.

Në pesë vitet e fundit Ministria e Mbrojtjes ka marrë opinion të pamodifikuar nga Zyra Kombëtare e Auditorit.

“Sipas opinionit tonë pasqyrat financiare prezantojnë një pamje të drejtë dhe të vërtetë në të gjitha aspektet materiale”, thuhet në raportin e Auditimit në vitet 2014, 2015, 2016, 2017 dhe 2018. 

 Dobësitë në hartimin e specifikacioneve teknike

Ndryshe nga vitet e kaluara, ZKA në vitin 2018 ka gjetur dobësi në hartimin e specifikave teknike të tenderëve për realizimin e projekteve kapitale.

Sipas Rregullës dhe Udhëzuesit Operativ të prokurimit publik neni 20 paragrafi 20.4 Specifikimet /Termat e referencës duhet të jenë të qarta, të sakta dhe precize dhe duhet të mos paraqet kufizime të panevojshme, në mënyrë që të mos kufizohet konkurrenca.

Auditori ka shkruar se specifikacionet duhet të përkufizohen në mënyrë që mos të krijojnë dyshime rreth natyrës së mallrave, punëve ose shërbimeve të kërkuara. Në raportin e auditimit thuhet se njësitë kërkuese në kuadër të MM-së, dhe FSK-së nuk kanë arritur të bëjnë analiza të mjaftueshme gjatë hartimit të kërkesave teknike (specifikacionit teknik) duke e përfshirë edhe hulumtimin e tregut në planifikimet e projekteve të përcaktuara.

Si rrjedhojë e kësaj, departamenti i prokurimit gjatë analizës së kërkesave i ka kthyer prapa së paku 5 kërkesa për shkak të specifikacioneve teknike, kur specifikacioni teknik ka qenë kufizues apo nuk ka përmbajtur të gjitha standardet e nevojshme të qëllimit të kontratës.

Po ashtu, 8 kërkesa janë kthyer për shkak të planifikimit të dobët buxhetor, mungesa e hulumtimit të tregut për projekte të caktuara. Si rezultat i kësaj ministria ka pasur vështirësi në realizimin e planit të prokurimit komfor afateve të parapara.

“Shkaku i ndodhjes së kësaj është se ka munguar një analizë e mirëfilltë nga njësitë kërkuese, dhe mungesa e kontrollit të brendshëm nga ana e akterëve përgjegjës për t’i eliminuar këto dobësi”, theksohet në raportin e auditimit.

Hartimi i dobët i specifikacioneve teknike nga ana e njësive kërkuese, sipas Auditorit, rrit rrezikun për paramasa dhe parallogari të gabuara të projekteve. Në raportin e auditimit thuhet po ashtu se mungesa e një hulumtimi paraprak të tregut nga njësitë kërkuese, mund të rezultojë me anulim të procedurave të prokurimit dhe në mosrealizimin e planit vjetor të prokurimeve.

“Ministri duhet të siguroj se me rastin e hartimit të specifikave teknike për projekte dhe furnizime, departamentet përkatëse paraprakisht bëjnë të gjitha analizat e duhura, përfshirë edhe ato të tregut, në mënyrë që projektet të realizohen brenda afateve optimale dhe me cilësinë e duhur”, thuhet në rekomandimin e Auditorit për vitin 2018.

Mos konfiskimi i sigurimit të ekzekutimit

Auditori ka vërejtur se te kontrata – Furnizim me pajisje fushore (karrige dhe tavolina) për nevojat e FSK-së, me vlerë 29,500 mijë euro, biznesi që e ka fituar kontratën nuk ju kishte përmbajtur kushteve të kontratës, pasi që furnizimet nuk ishin komfor specifikacioneve teknike të kontraktuara.

Sipas Rregullës dhe Udhëzuesit Operativ të Prokurimit Publik, autoriteti kontraktues (AK) do të konfiskojë sigurimin e ekzekutimit në rast të shkeljes së kontratës së nënshkruar, e cila shkakton dëme materiale për Autoritetin Kontraktues (AK), dhe/ose kërkon që AK të shkaktoj shpenzime të konsiderueshme në përfundimin e kontratës së tillë.

Menaxheri i kontratës e kishte refuzuar pranimin e këtyre pajisjeve, duke kërkuar që të sillen pajisje tjera komfor specifikave të kërkuara, mirëpo biznesi që e kishte nënshkruar kontratën ka dështuar t’i liferojë pajisjet sipas specifikave të kontraktuara.

Përkundër mos përmbushjes së kësaj kontrate, ministria nuk ka ndërmarrë masat për konfiskimin e sigurisë së ekzekutimit, siç ishte paraparë në kontratë.

“Për shkak të mos furnizimit me këto pajisje janë shkaktuar vështirësi në realizimin e trajnimeve/ushtrimeve fushore të planifikuara të FSK-së Kjo ka ndodhur për shkak të moskujdesit të stafit të ministrisë në lidhje me përcjelljen e afatit të vlefshmërisë së sigurisë së ekzekutimit”, thuhet në raportin e auditimit për vitin 2018.

Sipas ZKA-së, mos konfiskimi i sigurimit të ekzekutimit nga ana e ministrisë, rritë rrezikun që OE-të të mos i përmbushin obligimet e tyre nga kontratat, dhe objektivat e ministrisë të mos arrihen.

“Ministri duhet të siguroj se Departamentet përkatëse për zbatimin e kontratave, të zbatojnë të gjitha dispozitat lidhur me obligimet e palëve në marrëveshje dhe pa vonesë të ekzekutojnë të gjitha garancitë për sigurinë e ekzekutimit nga ana e OE, duke mos përjashtuar edhe paditë gjyqësore”, potencohet në rekomandimin e Auditorit për vitin 2018.

Ministria e mbrojtjes toleron bizneseve që shkelin kontratat 

Në vitin 2018, ZKA ka gjetur vonesa në liferimin e mallrave në Ministrinë e Mbrojtjes, të cilat e kanë tejkaluar afatin e përcaktuar me ligj. Vonesa të tilla Auditori kishte evidentuar edhe në vitin 2015. Njëjtë si në vitin 2015, edhe në vitin 2018, Ministria ka dështuar të aplikojë ndëshkimet e parapara me kontratë për kompanitë.

Edhe në vitin 2015, edhe në vitin 2018, Auditori kishte gjetur nga dy raste ku kishte pasur vonesa në liferimin e mallrave. Përderisa në vitin 2015, vonesat kishin shkuar deri në 37 ditë, në vitin 2018 kishte pasur vonesa nga 7 deri në 40 ditë.

Bazuar në kushtet e veçanta të kontratës kornizë “Furnizim me pajisje individuale” neni 2 thekson se afati i liferimit duhet të jetë jo më shumë se 90 ditë nga momenti i pranimit të urdhër blerjes, përveç për tre artikujve, sepse këta artikuj i nënshtrohen regjimit të lejeve të importit dhe për ta nuk aplikohen penalltitë në raste të vonesave.

ZKA në vitin 2018 ka identifikuar se në 2 nga 22 mostrat e testuara, OE kishte pasur vonesa në liferimin e mallrave nga 7 ditë deri në 40 ditë, ndërsa Ministria nuk kishte aplikuar gjoba ndëshkuese.

Në rastin e parë ndëshkimet nuk janë zbatuar fare dhe vlera e tyre që duhej të llogaritet ishte 2,247 euro, ndërsa tek rasti i dytë, ato janë zbatuar pjesërisht, dhe shuma e pa kalkuluar e tyre ishte 313 euro.

“Ministri duhet të siguroj se do të zbatohen kontrolle më rigoroze në monitorimin e zbatimit të kontratave, dhe në rast të vonesave në liferimin e mallrave, të aplikohen ndëshkimet e përcaktuara sipas kushteve të parapara me kontratë”, theksohet në rekomandimin e ZKA-së për Ministrinë e Mbrojtjes.

Në vitin 2015, Auditori kishte gjetur se në dy raste Ministria e Mbrojtjes (atëherë MFSK) nuk ka arritur t’i arsyetoj vonesat e operatorëve ekonomik dhe përkundër kësaj nuk ka aplikuar ndëshkimet e parapara me kontratë për këta operatorë.

Në kontratat e nënshkruara në Ministrinë e Mbrojtjes, saktësohej se për çdo ditë vonese të liferimit të mallit, Autoriteti Kontraktues do të aplikojë ndëshkimet prej 0,25% në ditë (max.10% e vlerës totale të porosisë).

Te kontrata për “Furnizim me Uniforma Standarde Kamuflazh për Nevoja të FSK-së”, në faturën në vlerë 404 mijë euro, porosia është kërkuar të liferohet 90 ditë pas lëshimit të urdhër blerjes, e bërë me datë 18.02.2015, nga autoriteti kontraktues.

Me përjashtim të një artikulli të faturës në vlerë 39 mijë euro i cili ishte dorëzuar brenda afatit kohor, pjesa tjetër prej 365 mijë euro ishte pranuar me vonesë prej 37 ditëve, me datë 26.06.2015. Vlera e ndëshkimeve sipas porosisë së vonuar do të duhej të ishte 33,763 euro.

Përsëritja e problemeve me dosjet e personelit

Zyra Kombëtare e Auditimit ka gjetur se Ministria e Mbrojtjes nuk i ka mirëmbajtur siç duhet dosjet e personelit në vitin 2018. Kjo mangësi është përsëritur nga Ministria e Mbrojtjes edhe pse në vitin 2015 dhe 2016, kishte marrë rekomandime për të njëjtën çështje.

Në vitin 2014 dhe 2015 në Ministrinë e Mbrojtjes ka pasur probleme me lidhjen e kontratave të përkohshme pa procedura të rekrutimit. Rekomandimet e Auditorit janë adresuar dhe problemet e njëjta nuk janë përsëritur në vitet pasuese.

Ndërsa në vitin 2017 është theksuar plotësimi i pozitave me ushtrues të detyrës deri në 3 vjet.

ZKA në vitin 2015, në Ministrinë e Mbrojtjes ka evidentuar mirëmbajtje jo e mirë e dosjeve të personelit. Në pesë raste dosjet nuk kanë qenë të plotësuara me të gjitha dokumentet e kërkuara. Kanë munguar disa prej dokumenteve, si diploma, raportet e vlerësimit të performancës, evidencat e pushimeve, përshkrimi i detyrave të vendit të punës.

Mirëmbajtja jo e mirë e dosjeve të personelit është përsëritur edhe në vitin 2016. Si rezultat i ekzaminimit të dosjeve nga Auditori, tri prej këtyre dosjeve nuk ishin plotësuar me të gjitha dokumentet e kërkuara. Kryesisht mungonin disa prej dokumenteve siç janë: diploma, pushimet, vlerësimet e performancës si dhe përshkrimi i detyrave të punës.

Në raportin e auditimit për vitin 2018, Zyra Kombëtare e Auditmit ka gjetur se Ministria e Mbrojtjes nuk i ka azhurnuar dosjet e personelit.

Vendimi i Qeverisë i vitit 2015 mbi dëshminë e përvojës së punës përcakton se vendimi i përvojës së punës bëhet pjesë e dosjes së personelit për secilin nëpunës dhe të ruhet sipas legjislacionit në fuqi.

Auditori ka gjetur se në 15 nga 40 mostrat e testuara në dosjet e personelit mungonte vendimi për njohjen e përvojës së punës. Kjo ka ndodhur për shkak të mungesës së rishikimit formal i dosjeve të personelit nga ana zyrtarëve përgjegjës.

Sipas Auditorit mos azhurnimi i dosjeve të personelit me kohë rritë rrezikun që stafi i ministrisë të mos paguhet për pjesën e pagës si rezultat i përvojës në punë.

“Ministri duhet të siguroj se kontrollet e brendshme në fushën e menaxhimit të të personelit do të forcohen, me qëllim që dosjet të azhurnohen me kohë dhe të përmbajnë informatat komplete për të gjithë të punësuarit e instutucionit”, thuhet në raportin e Auditorit për vitin 2018.

Vonesat në inventarizimin e pasurisë 

Në vitin 2018, Zyra Kombëtare e Auditimit ka gjetur se Ministria e Mbrojtjes ka pasur vonesa në inventarizimi i pasurisë. Probleme të njëjta, Ministria e Mbrojtjes ka pasur edhe në vitin 2014.

Në vitin 2014, Ministria e Mbrojtjes nuk kishte hartuar një udhëzues të brendshëm që do t’i paraprinte aktiviteteve të komisionit për inventarizim të pasurisë. Mungesa e një udhëzuesi të tillë ka sjellë vështirësi gjatë punës së komisionit të inventarizimit për hartimin e raportit përfundimtar në pajtim me rregulloren financiare.

Ministria e Mbrojtjes nuk kishte arritur ta hartojë një raport të tillë edhe pse ishte rekomandim i Auditorit në raportin e auditimit të PVF-ve të vitit 2013.

Sipas rregullores, hartimi i Udhëzuesit të brendshëm mbi inventarizimin e pasurisë duhet t’i paraprijë inventarizimit.

Auditori në vitin 2014 kishte gjetur se Ministria e Mbrojtjes nuk kishte arritur t’i evidentoj të gjitha automjetet në regjistrat e saj kontabël. Një pjesë të automjeteve të cilat ishin të trashëguara, nuk ishin të evidentuara në regjistrat kontabël. Pas identifikimit të çështjes, në raport thuhet se Ministria e Mbrojtjes ka ndërmarr masa të menjëhershme dhe ka evidentuar të gjitha automjetet në regjistrat kontabël.

“Ministri duhet të siguroj se Komisioni i inventarizimit të pasurisë, për çdo vit bënë regjistrim fizik të pasurisë, i cili më pas duhet të harmonizohet plotësisht me regjistrat e pasurisë. Ky regjistër duhet të bëhet brenda afateve të përcaktuara ligjore, si dhe duhet t’i paraprijnë përgatitjes së PVF-ve dhe shpalosjes së tyre”, vazhdon raporti.

Sipas rregullës financiare nr. 02/2013 – për menaxhimin e pasurisë jo financiare, inventarizimi bëhet me qëllim të vërtetimit të saktësisë, cilësisë dhe gjendjes fizike të pasurisë jo financiare.

Po ashtu, sipas udhëzuesit të brendshëm për menaxhimin e pasurive jo financiare kërkohet që komisioni i inventarizimit më së largu me datën 25 dhjetor ta dërgoj raportin e përgjithshëm të inventarizimit tek Sekretari i Përgjithshëm. Në raportin e vitit 2018 thuhet se komisioni i inventarizimit e ka dërguar raportin e përgjithshëm të inventarizimit tek Sekretari i Përgjithshëm   më 25 dhjetor 2018.

Auditori ka identifikuar se komisioni i inventarizimit e kishte dorëzuar raportin për inventarizimin e pasurisë më 19 shkurt 2019, pra me vonesë prej rreth 2 muaj në krahasim me kërkesat e udhëzuesit.

“Kjo nënkupton se nuk është bërë harmonizimi i raportit të inventarizimit me regjistrat e pasurive para se të përgatiten PFV-të. Shkaku për ketë është se MM ka edhe 7 kazerma në qytete tjera dhe nën komisionet e formuara për kryerjen e këtij procesi janë vonuar derisa kanë konsoliduar raportet e tyre individuale dhe kjo ka ndikuar që pastaj të ketë vonesa në tërë procesin e inventarizimit”, theksohet në raportin e auditimit për vitin 2018.

Sipas Auditorit, mos kryerja me kohë e inventarizimit të pasurive pamundëson harmonizimin e regjistrave të pasurisë me raportin e inventarizimit, dhe rrjedhimisht, edhe konstatimin e diferencave lidhur gjendjen sipas regjistrimeve dhe gjendjen aktuale të pasurive.

Në raport thuhet se në mungesë të barazimit të gjendjes, informatat për pasuritë e prezantuara në PFV mund të mos jenë të sakta dhe të plota.

“Ministri duhet të siguroj që procesi i inventarizimit të kryhet në pajtim me kërkesat që dalin nga udhëzuesi i brendshëm për menaxhimin e pasurive, dhe të bëhet harmonizimi i raportit të inventarizimit me regjistrat e pasurive të organizatës, para përgatitjes së pasqyrave financiare”, theksohet në rekomandimin e raportit të auditimit për vitin 2018.

Rënia e vazhdueshme e borxheve

Lakorja e borxhit të Ministrisë së Mbrojtjes ndaj furnitorëve ka rënë vazhdimisht nga viti 2015 deri në vitin 2018. Në vitin 2015 ky borxh kishte vlerën 542,583 mijë euro kurse në vitin 2018 ky borxh ka rënë në 169,304 euro. Borxhi i Ministrisë së Mbrojtjes është zvogëluar për 373,279 euro.

Derisa borxhi i Ministrisë së Mbrojtjes në fund të vitit 2014 sipas raporteve te prezantuara në thesar ishte 421,363 euro.

Pasqyra e detyrimeve të papaguara ndaj furnitorëve në fund të vitit 2015 ishte 542,583 euro. Këto detyrime janë bartur për t’u paguar në vitin 2016.

“Pjesa me e madhe e tyre ndërlidheshin me mungesën e zotimit të mjeteve dhe vonesave në pranimin e faturave”, thuhet në raport.

Vlera e obligimeve të shpalosura në Pasqyrat Vjetore Financiare e vitit 2016 ishte 462,578 euro. Këto obligime janë bartur për t`u paguar në vitin 2017. Në raport me vitin 2015, Ministria e Mbrojtjes ka treguar progres në menaxhimin e faturave të papaguar, duke reduktuar obligimet në fund të vitit për 17%.

Vlera e obligimeve ishte 196,066 euro, dhe se këto obligime janë bartur për t’u paguar në vitin 2018. Në raport me vitin 2016, Ministria e Mbrojtjes ka treguar progres në menaxhimin e faturave të papaguara.

Ministria e Mbrojtjes ka shpalosur obligimet e papaguara në PVF-të për vitin 2018 nё përputhje me Rregullën Financiare për Raportimin e obligimeve të papaguara. Vlera e obligimeve ishte 169,304 euro. Mallra dhe Shërbime janë 105,708 euro, ndërsa Komunali janë 63,596 euro.

“Këto obligime janë bartur për t`u paguar në vitin 2019. Shkaku për mbetjen e këtyre obligimeve është se pjesa më e madhe e faturave kanë ardhur në muajin dhjetor të vitit 2018”, thuhet në raportin e auditimit për vitin 2018.

Në vitin 2018, Gazeta JnK ka shkruar për gjetjet, mangësitë dhe problemet e Ministrisë së Mbrojtjes (atëherë Ministria e Forcës së Sigurisë së Kosovës) të evidentuar në raportet e auditimit për vitet 2014, 2015, 2016 dhe 2017.

Telashet e Ministrisë së FSK-së me zbatimin e rekomandimeve të Auditorit

.