Sfida e digjitalizimit të arkivave në Kosovë
Miliona faqe dokumente të prodhuara nga institucionet publike në Kosovë ruhen vetëm në formatin fizik në arkiva tradicionale, ku qasja nga jashtë është e vështirë dhe kryhet vetëm me ndërhyrje fizike.
Kalimi nga sistemi i arkivit fizik në arkiv digjital vlerësohet të jetë një proces i vështirë dhe i shtrenjtë për të gjitha institucionet e vendit.
Momentalisht një pjesë e vogël e shërbimeve administrative janë të digjitalizuara dhe si rrjedhojë dokumentacionet duhet të ruhen në arkiva fizike.
Në vend sistemi i aplikimit në prokurim publik është digjitalizuar mirëpo jo edhe ai i nënshkrimit të kontratave ndërsa këto të fundit janë publike në faqet e komunave dhe në faqet e KRPP-së.
Megjithatë, janë mijëra dokumente të tjera të cilat nuk janë të digjitalizuara.
Imri Musliu, zëdhënës në Komunën e Gjilanit, thotë se projekti i parë në këtë Komunë për digjitalizimin e arkivave ka nisur në vitin 2019.
“Projekti ka nisur me shumë sukses mirëpo për shkak të situatës së pandemisë COVID-19, në muajin mars 2020 e kemi ndërprerë”, thotë Musliu.
Momentalisht në këtë Komunë nuk ka të dhëna sa dokumente janë digjitalizuar mirëpo sipas zëdhënësit procesi është dëshmuar se kërkon shumë kohë për shkak se nevojiten resurse tekonologjike dhe staf mbështetës për ta kryer punën.
Të dhënat nga Gjilani tregojnë që procesi i digjitalizimit ka nisur në dy drejtori dhe do të vazhdojë edhe me drejtoritë e tjera ndërsa impakti është i matëshëm për shkak se informacioni është më lehtë i disponueshëm.
“Konsiderojmë se është projekt jashtëzakonisht i mirë sepse në masë të madhe lehtëson punën administrative si brenda institucionit e po ashtu edhe në relacion me palët”, thotë zëdhënësi Musliu.
Drenasi është një komunë tjetër ku ka nisur procesi i digjitalizimit.
Bekim Dobra, zëdhënës në këtë Komunë, thotë se procesi ka nisur në vitin 2012 dhe ka ndihmuar administratë në kryerjen më të shpejtë të funksioneve të saj. Por, Komuna ka problem ta përmbyllë procesin për shkak se vetëm një zyrtar punon në zyrën e arkivit dhe i njëjti e ka të pamundur t’i skanoj[ të gjitha dokumentet të cilat prodhohen në Komunë.
Fakti që dokumentet duhet fillimisht të prodhohen në kopje fizike imponohet nga mungesa e rregullativës ligjore e cila do mundësonte përdorimin e vulës digjitale dhe nënshkrimit digjital.
Momentalisht në Kosovë ligji për nënshkrimin digjital nuk është miratuar nga Kuvendi.
Ligji ka kaluar në leximin e parë dhe pret miratimin në lexim të dytë nga Kuvendi.
Investimet në digjitalizimin e administratës, përfshirë këtu edhe arkivat, janë një proces i cili pritet të ndodhë në shumicën e institucioneve të Kosovës.
Albion Sherifi, zëdhënës në Komunën e Ferizajt, thotë se kjo Komunë ende nuk ka nisur digjitalizimin e arkivave.
Ferizaj është komuna e tretë më e madhe në vend dhe në arkivat e saj ruhen mijëra dosje që presin digjitalizimin.
”Inicimi i procedurës pritet të bëhet nga drejtori i ardhshëm i Drejtorisë së Administratës, në vitin 2022, përkatësisht në datën e cila është përcaktuar në planin e prokurimit”, thotë Sherifi.
Koha kur komunat do të arrijnë të digjitalizojnë gjithë arkivën nuk është e afërt për shkak të nevojës për investime në pajisje dhe në softwerë për ruajtjen e dokumenteve të skanuara.
Një projekt që kushtoi mbi 20 milionë euro ka zgjidhur një pjesë të madhe të problemeve në digjitalizimin e arkivave në gjyqësor.
Sistemi i drejtësisë në vend tashmë ka arritur të digjitalizojë pjesën më të madhe të arkivave dhe dokumenteve me të cilat punon sistemi.
Sistemi SMIL, i instaluar në gjykata mundëson që tërë dosjet të ruhen në kopje digjitale me qasje të limituar për njerëzit dhe pozicionet e caktuara.
Përdorimi i këtij sistemi ka krijuar mundësinë që mbi 70 mijë aktgjykime të anonimizuara të publikohen në ueb-faqen e gjykatave, veprim ky që ka rritur cilësinë dhe transparencën në sistemin e drejtësisë.
