Shkeljet sistematike të ministrisë së Financave në prokurim

Ministria e Financave, në kuadër të cilës është Administrata Tatimore e Kosovës i ka arsyetuar shpenzimet e bëra vetëm me kuponë fiskal e pa faturë të rregullt.

Kjo e gjetur është e izoluar në analizën e raporteve të Auditimit për katër vjet të ministrisë së Financave. Kjo analizë tregon se gjatë katër vjetëve, në ministrin e Financave ka pasur shkelje në prokurim. Shkeljet në këtë fushë kanë qenë në faza të ndryshme, duke filluar nga faza e parë e deri tek nënshkrimi i kontratave me operatorë që nuk i kanë plotësuar.

Dobësi të vazhdueshme kishte edhe tek menaxhimi i personelit.

Përgjatë katër viteve 2014-2017, raportet e auditimit të Zyrës Kombëtare të Auditimit (ZKA) për Ministrinë e Financave kanë rezultuar me gjithsej 34 rekomandime. Numër më i madh i rekomandimeve është dhënë në vitin 2014 dhe 2017, me gjithsej 10 sosh. Kurse numri më i vogël i rekomandimeve drejtuar Ministrisë së Financave është dhënë në vitin 2016, gjithsej gjashtë.

Përgjatë këtyre viteve Auditori i Përgjithshëm kishte dalë me opinion të pa modifikuar në lidhje me Pasqyrat Financiare Vjetore (PFV). Sipas Auditorit, Ministria e Financave i ka paraqitur në mënyrë të drejtë pasqyrat financiare. Në vitin 2016, Auditori tërhoqi vëmendjen në lidhje me gabimet në buxhetimin dhe shpenzimin gabimisht nga kategoria e mallrave dhe shërbimeve.

Pasqyrat financiare dhe Buxheti

Në vitin 2014, Ministria e Financave kishte realizim të ulët të buxhetit të projekteve kapitale dhe jo në nivelin e pritur, gjithashtu kishte keq klasifikim të buxhetimit dhe të shpenzimeve. Këto gjetje dhe rekomandimet për to ishin adresuar dhe përmirësuar në vitin 2015 dhe po këtë vit Auditori nuk kishte evidentuar ndonjë mangësi në realizimin e buxhetit.

Në vitin 2016, serish janë shfaqur probleme me realizmin e buxhetit tek investimet kapitale. Auditori ka gjetur se realizimi i buxhetit në kategorinë e investimeve kapitale ishte në nivel shumë të ulët.

“Ministri duhet të sigurojë që përgatitjes së kërkesave buxhetore t’i paraprijë një analizë e mirëfilltë e të gjithë faktorëve që kanë ndikim në realizimin e buxhetit si dhe të sigurojë se performanca buxhetore është monitoruar në mënyrë sistematike në baza mujore. Përveç kësaj duhet të përmirësohet menaxhimi i projekteve kapitale për tu siguruar se ato përfundohen sipas afateve të kontraktuara dhe me cilësi optimale”, theksohej në rekomandimin e vitit 2016.

Raporti i auditimit për vitin 2016 kishte rezultuar me një opinion të pa modifikuar por me theksim të çështjes qe kishte të bënte me shpenzime të kategorizuara gabimisht.

“Shpenzimet e anëtarësisë në vlerë prej 716,500€ ishin buxhetuar dhe shpenzuar gabimisht nga kategoria e mallrave dhe shërbimeve”, thuhet në mes tjerash në theksimin e çështjes së Auditorit.

“Ministri duhet të siguroj se ka marrë masat dhe veprimet e nevojshme për të përmirësuar gabimet e identifikuara në theksimin e çështjes. Në ketë aspekt, duhet të hapet një kod i ri ekonomik – Pagesat për investime në kapital aksionar/ekuitet me rastin e anëtarësimit ne Institucione Ndërkombëtare”, potencohej në rekomandimin e vitit 2016.

Në raportin e auditimit për vitin 2017, është evidentuar performancë jo e mirë buxhetore në nivele të kategorive ekonomike. Për vitin 2017, ekzekutimi i buxhetit ishte në nivel 87% në raport me buxhetin final/të rishikuar. Një realizim i dobët është vërejtur sidomos në kategorinë mallra dhe shërbime 70%, dhe shërbime komunale 68%. Sipas Auditorit, kjo për arsye të anulimit të disa aktiviteteve tenderuese si dhe vonesat e shkaktuara nga operatorët ekonomik në realizmin e furnizimeve. Në raport thuhet se kjo ka ndikuar negativisht në performancën e përgjithshme buxhetore.

“Ministri duhet të siguroj kontrolle të mira në harmonizimin e të hyrave, të identifikohen shkaqet për mungesë të harmonizimit të rregullt-mujor ndërmjet shënimeve të MF-it me të hyrat e regjistruara në SIMFK, dhe të merren veprimet adekuate/përmirësuese”, thuhej në rekomandimin e vitit 2017.

Dobësitë në Prokurim

Auditori ka evidentuar dobësi sistematike në prokurim në Ministrinë e Financave. Në vitin 2014, Ministria kishte shmangur procedurat e prokurimit në mospërputhje me qëllimin e Ligjit të Prokurimit Publik.

MF në vitin 2014 kishte kryer 50 aktivitete të prokurimit në vend të 32 aktiviteteve. Nga kontratat e realizuara 19 ishin me kuotim çmimi, 17 me vlerë minimale, 11 me procedurë të hapur dhe 3 me procedura një burimore. Sipas Auditorit, shmangia nga procedurat e hapura pamundëson një proces konkurrues dhe transparent dhe rrezikon vlerën për paranë e shpenzuar.

Në anën tjetër në vitin 2015, Ministria e Financave nuk kishte respektuar kërkesat ligjore në vlerësimin e tenderëve. Vlerësimi i ofertave nga komisionet vlerësuese nuk ishte kryer në pajtueshmëri me kërkesat e Ligjit të Prokurimit Publik dhe si pasojë dhënia e kontratave ishte bërë në mungesë të Operatorëve Ekonomik (OE) të përgjegjshëm.

“Ministri duhet të siguroj përmes Sekretarit të Përgjithshëm se janë forcuar kontrollet e brendshme rreth përpilimit të dosjes së tenderit dhe të vlerësimit të ofertave për të siguruar prokurime efektive dhe përzgjedhjen e ofertave më të mira të mundshme”, thuhet në rekomandimin e vitin 2015.

Dobësi jo sistematike janë vërejtur edhe në furnizim me material të pa kontraktuar, kontrolle jo efektive në procesimi i pagesave. Ministria e Financave kishte arritur t’i adresonte rekomandimet  e dalura nga ky raport i auditimit në vitin vijues.

Por, lëshime në prokurim kishte edhe në vitin pasues. Në vitin 2016, për aktivitetet e prokurimit “Shërbime të udhëtimit zyrtar me aeroplan për nevoja të MF” dhe “Furnizim me material për zyrë për nevoja të MF”, zyrtari i përcaktuar përkohësisht U.D. i menaxherit të prokurimit, ishte njëherit edhe kryesues i komisionit për vlerësimin e këtyre tenderëve.

Gjithashtu në vitin 2016, Ministria kishte nënshkruar dy kontrata, Thesari kishte nënshkruar dy kontrata, njëra në shkurt ndërsa tjetra në prill të vitit 2016, për shërbime të përdorimit të licencës për menaxhimin e të dhënave të SIMFK-së, mirëpo në kontrata nuk ishte specifikuar pagesa e tatimeve.

“Ministri duhet të sigurojë se përcaktimi i anëtarëve të komisioneve për vlerësim të tenderëve bëhet në pajtim me kërkesat e LPP, në mënyrë që të eliminohet mundësia për konflikt interesi. Kontratat duhet të lidhen vetëm me OE të cilët i plotësojnë të gjitha kriteret e përcaktuara brenda kornizave ligjore. Për me tepër çmimet e paguara duhet të bazohen në çmimet e kontraktuara”, thotë e rekomandimi i vitit  2016.

Në vitin 2017, Auditori ka evidentuar se pranimi i shërbimeve ishte bërë para zotimit të mjeteve dhe procedimit të urdhër blerjes. Sipas rregullës së Thesarit, fillimisht duhet të bëhet kërkesa për blerje, zotimi i mjeteve, procesohet urdhër-blerja, pastaj të pranohet malli apo shërbimi, dhe pas pranimit të faturës të ekzekutohet pagesa në fjalë.

Në rastin e “Mirëmbajtja e TI” pagesa në vlerë 2,889 euro, zotimi i mjeteve dhe urdhër blerjet janë bërë pas pranimit të faturës dhe shërbimeve, zotimi është bërë me datën 11 korrik 2017, urdhër-blerja më 13 korrik 2017 ndërsa fatura është pranuar më 18 prill 2017. Rasti tjetër ishte në pagesën “Furnizim për zyrë” në vlerë 986 euro , ku zotimi i mjeteve ishte bërë me 11 tetor 2017 ndërsa fatura është pranuar më 6 tetor 2017.

“Ministri duhet të sigurojë që kontrollet në procesin e ekzekutimit të pagesave janë duke u monitoruar në vazhdimësi. Procesi i pagesave duhet të bëhet në pajtim të plotë me hapat e përcaktuar më LMFPP-në, dhe më rregullat e Thesarit”, thuhet në rekomandim.

Auditorit në vitin 2017 evidentoi dobësi në vlerësimin e ofertave, te dhënia e kontratës për operatorët ekonomik pa i plotësuar kriteret.

“Ministri duhet të siguroj kontrolle të mira dhe menaxhim adekuat të proceseve të prokurimit. Komisionet për vlerësimin e ofertave të mbikëqyren si duhet në mënyrë që të zbatohen ligjet, rregullat dhe të promovohet transparenca e konkurrenca me rastin e vlerësimit të ofertave”, theksohet në rekomandimin e Auditorit për vitin 2017.

Auditori në vitin 2017 ka gjetur probleme edhe në një fazë tjetër të aktiviteti të prokurimit. Në raport është evidentuar se ka pasur vonesa në në nënshkrimin e kontratës, jashtë validitetit të ofertës.

“Ministri duhet të ndërmerr veprime për forcimin e kontrolleve në mënyrë që pas shpalljes së fituesit të kontratës dhe kalimit të afateve të ankimimeve, kontratat të nënshkruhen, me kohë/pa vonesa”, theksohet në rekomandimin e vitit 2017.

Problemet në menaxhimin e personelit

Që nga viti 2014 e deri në vitin 2017, Ministria e Financave vazhdimisht ka pasur probleme me menaxhimin e personelit. Në vitin 2014, Auditori kishte gjetur se organizimi dhe sistemimi i brendshëm i të punësuarve nuk ishte në pajtim me numrin e aprovuar të personelit sipas ligjit të buxhetit. Pagesa e pagave për shtatë të punësuar nuk bëhej nga buxheti i programit përkatës.

Tutje përmendet se gradimi dhe mbulimi i pozitave me ushtrues detyre nuk ishin në përputhje me kërkesat ligjore.

“Ministri duhet të sigurojë se me rastin e avancimit të stafit respektohen kriteret që kanë të bëjnë me afatet kohore dhe përvojën e duhur profesionale për t’u graduar në pozitën e caktuar. Po ashtu janë ndërmarrë të gjitha veprimet ligjore për mbulimin e pozitave me punëtor të rregullt si dhe shpërndarja dhe pagesa e personelit përbrenda Ministrisë duhet të jetë në harmoni me limitet e lejuara të të punësuarve sipas programeve të parapara me Ligjin e Buxhetit”, potencohet në rekomandimin pjesërisht të adresuar të vitit 2014.

Njëjtë si në vitin 2014, edhe në vitin 2015, organizimi dhe sistemimi i brendshëm i të punësuarve nuk ishte në pajtim me numrin e aprovuar të personelit sipas ligjit të buxhetit. Auditorit përsëri ka gjetur se pagesa e pagave për shtatë të punësuar në kabinetin e ministrit nuk bëhej nga buxheti i sektorit përkatës, por nga departamenti i administratës.

Trend i njëjtë i problemit të mbulimit të pozitave ka vazhduar edhe në vitin 2016.

“Ministri se duhet të sigurojë se janë ndërmarrë të gjitha veprimet ligjore për mbulimin e pozitave të caktuara me punëtorë të rregullt dhe se pagesat për paga dhe mëditje bëhen në përputhje me përshkrimin e detyrave të punës”, thuhej në rekomandimin e vitit 2016.

Në raportin e vitit 2017 është evidentuar se pagat nuk ishin në përputhje me akt emërimet. Bazuar në rregulloren për organizimin e brendshëm dhe sistematizimin e vendeve të punës në MF, zyrtari i lartë i ekzekutimit të buxhetit duhet të ketë koeficientin tetë.

Me rastin e ristrukturimit të pozitave në përputhje me këtë rregullore, tre raste kanë kaluar nga pozita shef i sektorit me koeficient 8.5, në zyrtar të lartë i ekzekutimit të buxhetit që ka koeficientin 8. Por Auditori ka gjetur se këta zyrtarë kanë vazhduar të paguhen me koeficientin 8.5.

Auditori ka gjetur mos-përputhje edhe sa i përket shtesave për punëtorë. Sipas Auditorit, listat për pagesën e punëtorëve për punën e bërë jashtë orarit të rregullt nuk përputheshin me listat sipas regjistrit elektronik. Për dy zyrtarë është vërejtur se në listën e orëve shtesë është kalkuluar numri i orëve të punës shtesë, mirëpo të njëjtit zyrtar nuk kanë figuruar në listën e ardhje – vajtjeve në punë për datën e caktuar.

“Ministri duhet të sigurojë kontrolle adekuate në menaxhimin e procesit të pagave dhe orëve shtesë për personelin e Ministrisë. Pagesat të bëhen në përputhje më pozitat/koeficientet si dhe rregullat e aprovuara”, thotë rekomandimi i vitit 2017.

Edhe në vitin 2017, ka vazhduar mos funksionalizmi i plotë i strukturës se re organizative. Edhe pas aprovimit të rregullores së re për sistematizimin e vendeve të punës në MF edhe më tutje pozita të caktuara në disa departamente nuk janë mbuluar me zyrtarë të rregullt.

 “Ministri duhet të sigurojë se janë ndërmarrë të gjitha veprimet ligjore që të gjitha pozitat në Ministri të jenë të rregullta dhe në pajtueshmëri më strukturën organizative dhe rregulloren për sistematizimin e vendeve të punës”, thuhet në rekomandimin e vitit 2017.

Në vitin 2014, Administrata e MF-së nuk kishte mbajtur evidenca për gjendjen e stokut në sistemin kontabël E-pasuria. Më tutje Thesari në sistemin kontabël kishte regjistruar vetëm pasurinë e blerë nga viti 2014. Ndërsa në AQP moduli i zhvlerësimit për vitin 2014 nuk kishte funksionuar për të bërë përllogaritjen e zhvlerësimit të akumuluar për vitin.

“Ministri duhet të sigurojë se janë identifikuar shkaqet e mos funksionimit të kontrolleve ekzistuese në këtë fushë, dhe të ndërmerren veprimet e duhura që e gjithë pasuria të regjistrohet në sistemin e-pasuria. Zyrtarëve përgjegjës t`u ofrohen trajnimet e nevojshme në përdorimin e aplikacionit e-pasuria”, theksohet në rekomandimin e 2014.

Lidhur me këtë çështje, praktikë e njëjtë është ndjekur edhe në vitin 2015, deri në adresimin e rekomandimit një vit më vonë, në vitin 2016.

Ministria e Financave arsyeton shpenzimet pa fatura të rregullta

Në vitin 2014, fondi i parasë së gatshme është përdorur për blerjet të cilat mund të realizoheshin përmes kontratave publike. Nga ky fond janë bërë pagesa për dreka zyrtare prej 4,300 euro si dhe blerje, furnizim për zyre dhe udhëtime brenda vendit prej 4,265 euro. Auditori ka gjetur se në disa raste, pagesat nuk ishin të mbështetura me kërkesën e aprovuar paraprakisht për shërbimet dhe mallrat e blera, në disa raste përveç kuponit fiskal, shpenzimeve/lëndëve u mungonin edhe faturat e rregullta.

“Ministri duhet të siguroj se fondi i parasë së gatshme shfrytëzohet vetëm për nevojat dhe kërkesa të paparashikuara, duke i paraprirë një proces ligjor i aprovimit për arsyeshmërin e shpenzimit”, thuhet në rekomandimin e vitit 2014.

Po në vitin 2017, Auditori ka gjetur se Ministria e Financave nuk ka shpalosur detyrime kontigjente në PFV të vitit 2017. E nga ana tjetër, sipas listave/të dhënave të marra nga Avokatura Shtetërore (Ministria e Drejtësisë), Auditori ka identifikuar 26 raste apo aktvendime ku janë ngritur padi ndaj MF-së. Këto të lëndë/raste nuk përmbajnë vlera financiare. Po ashtu është gjetur se MF nuk ka informata të mjaftueshme rreth lëndëve përkatësisht detyrimeve kontigjente.

“Ministri duhet të siguroj kontrolle adekuate në këtë fushë, të siguroj raportim cilësorë dhe bashkëpunim me Avokaturën Shtetëror me qëllim të përfaqësimit adekuat të institucionit në gjykata”, thotë rekomandimi i viti 2017.

Në raportin e auditimit për vitin 2017 është evidentuar se raportet e auditimit të brendshëm në masë të konsiderueshme apo rreth 70% kanë trajtuar aktivitetet dhe sistemet operative të vitit paraprak.

 “Ministri se bashku me Komitetin e Auditimit, duhet të sigurojnë se plani i NJAB mbështetet në masë të konsiderueshme në fushëveprimin e vitit aktual. Një qasje pro aktive do të rritë përfitimet nga NJAB dhe do të mundësoj që parregullsitë/devijimet e mundshme në sistemet e kontrollit të adresohen në kohën e duhur”, thuhej në rekomandimin e vitit 2017.