Komunat model në përdorimin e modulit për menaxhim të kontratave

Në marsin e vitit 2021, Komisioni Rregullativ i Prokurimit Publik (KRPP) lansoi dy module të reja në platformën elektronike të prokurimit publik, e-prokurimi. Një nga modulet e reja që ishte inkorporuar në platformën e-prokurimi është ajo për menaxhimin e kontratave nga autoritetet kontraktuese.

Moduli siguron një mënyrë transparente për të ndjekur dhe menaxhuar çdo hap të kontratës, duke lejuar që çdo veprim të jetë i dokumentuar dhe i qasshëm.

Deri në vitin 2021, kontratat nëpër institucionet e Kosovës janë menaxhuar në mënyrë manuale. Që nga ajo kohë, sistemi elektronik i menaxhimit të kontratave tashmë ndihmon në automatizimin e shumë proceseve, duke reduktuar kohën dhe burimet e nevojshme për menaxhimin manual të kontratave.

Sipas KRPP-së, në vitin kur ishte lansuar ky modul, përdorimi i tij nga institucionet ishte 52%. Ndërsa dy vite më vonë, përqindja e përdorimit të modulit për menaxhim të kontratave është rritur. Në vitin 2023, sipas KRPP-së, përdorimi i modulit për menaxhim të kontratave kishte arritur në 65%. Sipas të dhënave, ka trend të rritjes së përdorimit të këtij moduli nga viti në vit.

Ndër komunat që e përdorin në përqindje të lartë modulin për menaxhim të kontratave sipas KRPP-së janë Komuna e Istogut, Komuna e Gjakovës dhe Komuna e Vushtrrisë.

Udhëheqësi i Prokurimit në Komunën e Istogut, Gëzim Ademaj, ka thënë se përqindja e përdorimit të modulit për menaxhim të kontratave në vitin 2023 është e larë.. Ndërsa në vitin 2022, Ademaj ka bërë të ditur se moduli është përdorur në të gjitha kontratat, përveç tri kontratave, që sipas tij, kanë qenë me vlera minimale.

“Moduli për menaxhimin e kontratave ka shumë benefite. Bazuar në këtë modul respektohen parimet themelore të prokurimit, ka transparencë, barazi, ruajtje të parasë publike, si dhe janë të eliminuara keqpërdorimet” – ka thënë Ademaj.

Ai ka vlerësuar se përdorimi i një moduli të tillë, ndikon në cilësinë e përmbushjes së kontratave, si dhe respektim të kushteve të përgjithshme dhe të veçanta të kontratës.

Ademaj ka thënë se i gjithë stafi i prokurimit në Komunën e Istogut janë të trajnuar për këtë modul dhe deri më tash, nuk kanë pasur ndonjë sfidë në përdorimin e tij.

Sipas modulit për menaxhim të kontratave në e-prokurim, nga 149 kontrata të nënshkruara në vitin 2023, 13 janë me vlerë minimale (kontratat me vlerë minimale nuk udhëhiqen përmes modulit në e-Prokurim dhe nuk kanë Menaxher të Kontratës e as Plan për Menaxhim të Kontratës) dhe 11 janë me status të përfunduar. Nga 149 kontrata, 136 kontrata është dashur të kenë Plan për Menaxhim të Kontratës, por në platformë figurojnë vetëm 126 me Plan për Menaxhim të Kontratës. Pra, 92,65% të kontratave kanë Plan për Menaxhim të Kontratës. Kurse progres sipas kërkesave të platformës kanë vetëm 13 kontrata nga 126 sa kanë Plan për Menaxhim të Kontratës, shprehur në përqindje i bie 10,32%.

Nga 133 kontrata të nënshkruara në vitin 2022, 7 janë me vlerë minimale, 13 janë me status të përfunduar, por tri kontrata nuk i kanë të ngarkuara faturat në platformë, pra janë të pakompletuara. Në platformë është dashur të jenë 126 kontrata që kanë Plan për Menaxhim të Kontratës, por aty figurojnë vetëm 87 me Plan për Menaxhim të Kontratës. Pra, 69,05% të kontratave kanë Plan për Menaxhim të Kontratave. Kurse progres sipas kërkesave të platformës kanë vetëm 12 kontrata nga 87 sa kanë Plan për Menaxhim të Kontratave, shprehur në përqindje i bie 13.79%.

Mbi 80% përdorimi i modulit për menaxhim të kontratave nga Komuna e Gjakovës

Nga Komuna e Gjakovës kanë thënë se përdorimi i modulit për menaxhim të kontratave në vitin 2024 është 83.1% në komunën e tyre. Përqindja e përdorimit të këtij moduli është rritur mbi 30% krahasuar me vitin 2021 kur është lansuar moduli për menaxhim të kontratave.

Faton Gutaj, udhëheqës i prokurimit në Komunën e Gjakovës, për KALLXO.com ka thënë se nga viti në vit është duke u rritur përdorimi i këtij moduli nga ana e zyrtarëve të komunës.

“Nga 1 janari 2023 deri në 31 dhjetor 2023, nga 173 kontrata të nënshkruara që është dashur të menaxhohen përmes e-prokurimit, 87 prej tyre kanë pasur Plan të Menaxhimit të Kontratave, shprehur në përqindje i bie 50.29%. Kurse pas themelimit të Sektorit për Menaxhim të Kontratave dhe Zhvillim të Projekteve – Zyra e Kryetarit, ky numër është rritur në 123 kontrata, e shprehur në përqindje 71.10%” – ka thënë Gutaj.

Si nevojë Gutaj e ka përmendur trajnimin e stafit, pasi në menaxhim të kontratave ngarkohen personel me përgatitje të ndryshme profesionale.

“Këshilltarët e projektit USAID KMI mbajnë trajnime të rregullta në baza ditore në vend të punës, kurse disa zyrtarë kanë arritur nivelin e duhur të njohurive dhe tani edhe ata i ndihmojnë menaxherët e tjerë. Prapë mendoj se duhet të ketë trajnime të organizuara përmes IKAP-it, për ngritjen e njohurive në e-prokurim për menaxhimin e kontratave” – ka thënë Gutaj.

Komuna e Vushtrrisë: Përdorimi i modulit ndikon shumë në imazh

Edhe Komuna e Vushtrrisë është njëra nga komunat që e përdorë më së shumti modulin për menaxhimin e kontratave. Ilmi Azemi, drejtor i Prokurimit në këtë komunë, thotë se përdorimi i modulit ka rëndësi të madhe dhe ndikon shumë në imazhin e institucionit.

Azemi ka bërë të ditur se Drejtoria e Prokurimite ka për qëllim që modulin në fjalë ta përdorë në 100% të rasteve. Por për momentin, ai nuk ka arritur që të japë një shifër të saktë se sa është përdorimi i këtij moduli në përqindje.

“Realisht mund të konkludojmë se arritshmëria e përqindjes së kontratave që kemi arritur të menaxhojmë plotësisht del të jetë më e ulët se intenca e Zyrës së Prokurimit, e që me saktësi për momentin nuk mundem ta konkludoj” – ka thënë Azemi.

Ai ka potencuar se moduli për menaxhimin e kontratave ndihmon në rritjen jo vetëm të transparencës, por ka edhe benefite të mëdha.

“Për faktin se kemi informata të plota, të sakta, të shpejta në qasje se si po menaxhohet, deri ku ka shku një projekt, kostoja financiare sipas pozicioneve, e të tjera” – ka theksuar Azemi.

Në vitin 2023 në Komunën e Vushtrrisë janë nënshkruar 198 kontrata, prej tyre 29 janë me vlerë minimale dhe nuk udhëhiqen përmes e-Prokurimit. Nga 169 kontrata me vlerë të vogël, mesme dhe të madhe, të cilat duhet të udhëhiqen përmes e-Prokurimit, 135 prej tyre kanë Plan për Menaxhim të Kontratave në platformë, e shprehur në përqindje i bie 79,88%.

Sipas modulit për menaxhim të kontratave në e-prokurim, nga 01.01.2024 deri më 14.06.2024 janë nënshkruar 30 kontrata, prej tyre 11 janë me vlerë minimale dhe nuk udhëhiqen përmes e-Prokurimit. Nga 19 kontrata me vlerë të vogël, të mesme dhe të madhe, të cilat duhet të udhëhiqen përmes e-Prokurimit, 11 prej tyre kanë Plan për Menaxhim të Kontratave në platformë. E shprehur në përqindje i bie 57,89%.

Përpos Komunës së Istogut, Gjakovës dhe Vushtrrisë, në mesin e komunave që e përdorin më së shumti modulin për menaxhim të kontratave sipas KRPP-së, janë edhe Komuna e Fushë Kosovës, Komuna e Prishtinës, Komuna e Suharekës. Ndërsa nga institucionet e tjera, në mesin e atyre që e përdorin më së shumti modulin për menaxhim të kontratave janë Administrata Tatimore e Kosovës (ATK), Ministria e Financave, Hidroregjioni Jugor, KRU Hidrodrini, RTK, Trepça Sh.A, Universiteti “Isa Boletini”, Zyra Kombëtare e Auditimit dhe Zyra e Kryeministrit.

Komisioni Rregullativ i Prokurimit Publik (KRPP), ka thënë se sipas rregullores së KRPP 01/2022 menaxherët e kontratave, si nga ana e autoritetit kontraktues, po ashtu edhe nga operatori ekonomik, duhet të administrojnë dhe menaxhojnë implementimin e kontratave në pajtim me manualet për përdorim të modulit për menaxhim të kontratës. Sipas KRPP-së, të gjitha autoritetet kontraktuese janë të obliguara që menaxhimi i kontratës të bëhet përmes sistemit.

KRPP ofron në vazhdimësi trajnime për nevojat e AK-ve, me qëllim të ngritjes së kapaciteteve profesionale. Ata kanë treguar se që nga viti 2022, nga Departamenti i trajnimeve janë ofruar trajnime për rreth 1 mijë zyrtarë të autoriteteve kontraktuese për modulin për menaxhim të kontratave. Derisa vetëm gjatë vitit 2023 ka trajnuar gjithsej 426 zyrtarë të 23 autoriteteve kontraktuese, për përdorimin e modulit në fjalë.

“Konsiderojmë që ky modul ndikon pozitivisht në rritjen e transparencës, llogaridhënies dhe zhvillimit të projekteve në përgjithësi. Pasi që menaxhimi i kontratave përmes sistemit ndihmon në përmbushjen e kornizës ligjore dhe përmirësimin e menaxhimit të kontratave, duke e bërë procesin e prokurimit më efikas dhe transparent. Në mënyrë të përgjithshme, rritja e kapaciteteve profesionale dhe njohurive në këtë fushë kontribuon në realizimin e projekteve të suksesshme dhe të qëndrueshme” – kanë thënë nga KRPP.

Zyrtarët e institucioneve që do të marrin përsipër menaxhimin e kontratave, e kanë pasur dhe e kanë mundësinë në vazhdimësi të mësojnë apo ta përmirësojnë punën e tyre përmes videove me udhëzime në faqen e e-prokurimit, të cilat janë realizuar nga KRPP me mbështetjen e USAID.

Në faqen e KRPP-së, te rubrika ‘trajnimet’, gjenden pesë video disa-minutëshe me udhëzime mbi draftimin, nënshkrimin dhe publikimin e kontratës, mobilizimin e kontratës, progresin e kontratës dhe për mbylljen dhe ndërprerjen e kontratës. Secila prej videove ka mbishkrimin, në të cilën sqarohet nëse videot dedikohen për autoritetet kontraktuese apo për operatorët ekonomikë.

Sipas të dhënave të KRPP-së të KRPP-së, përgjatë vitit 2023 janë nënshkruar 10 mijë e 183 kontrata në total, me vlerë të përgjithshmë prej 810 milionë e 438 mijë e 403 euro. Prej kësaj shifre, 473 milionë e 442 mijë e 602 euro kanë qenë kontrata të nënshkruara për punë.

Ky artikull është përgatitur nga BIRN-i përmes mbështetjes nga Aktiviteti i Agjencisë së Shteteve të Bashkuara për Zhvillim Ndërkombëtar (USAID) për Integritetin e Komunave të Kosovës. Pikëpamjet e paraqitura në këtë artikull nuk përfaqësojnë domosdoshmërisht pikëpamjet e USAID-it ose të Qeverisë së Shteteve të Bashkuara.