Ministria e re, përtërin problemet e ministrive të vjetra
Në vitin 2018-të, puna në Ministrinë e re të zhvillimit rajonal, përtëriu problemet e Ministrive të vjetra. Aty u evidentuan mangësi në regjistrin e pasurisë, në vlerësimin projekteve aplikuese duke mos i trajtuar barabartë komunat, mos raportim të borxheve, mangësi në qeverisje dhe mos themelim të Njësisë së Auditimit për shkak të mos certifikimit adekuat të zyrtarëve.
Këto shkelje pjesë e raportit të parë të Auditimit që është bërë Zyra Kombëtare e Auditimit (ZKA) për Ministrinë e Zhvillimit Rajonal (MZhR), e cila është themeluar në fund të vitit 2017. Për vitin 2017 nuk kishte raport të auditimit, ndërsa raporti i publikuar së fundi është për pasqyrat financiare për vitin e përfunduar me 31 dhjetor 2018.
Auditori i ka dhënë nëntë rekomandime në lidhje me mangësitë dhe të gjeturat e evidentuara në punën e kësaj ministrie.
Për këtë vit Auditori i përgjithshëm kishte dalë me opinion të pa modifikuara në lidhje me Pasqyrat Financiare Vjetore (PFV), ku sipas Auditorit janë paraqitë në mënyrë të drejtë por me theksim të çështje lidhur me pasuritë.
“Ne tërheqim vëmendjen tuaj, për faktin se pasuritë kapitale dhe jokapitale nuk ishin shpalosur në mënyrë të drejtë në PFV, për shkak se ato ishin mbivlerësuar”, rekomandon Auditori.
Zyrtari që vlerësoi ofertat u emërua menaxher projekti
Bazuar në Rregullat dhe Udhëzuesin Operativ për Prokurim Publik, neni 62 pika 7 thekson se një anëtar i komisionit të vlerësimit nuk mund të emërohet si menaxher i projektit.
“Në dy nga tetë raste të testuara, respektivisht në kontratën “Shërbime të përkthimit për nevoja të MZhR-së”, në vlerë 7,729€, dhe kontratën “Shërbime të mbikëqyrjes profesionale të projekteve të MZhR-së për komunat”, në vlerë 8,800€, i njëjti zyrtar i cili kishte kryer vlerësimin e ofertave si anëtar i komisionit të vlerësimit, pas nënshkrimit të kontratës ishte caktuar edhe menaxher i kontratës/projektit. Kjo kishte ndodhur për shkak të numrit të vogël të stafit në dispozicion brenda ministrisë, ku si pasojë të njëjtit zyrtar i ngarkohej më shumë se një detyrë”, thuhet në të gjeturën e raportit
Ky emërim i menaxherit të projekti është bërë në kundërshtim me Udhëzuesin Operativ Për Prokurim Publik. Auditorit thotë se një emërim i tillë mund të ketë efekt në mbikëqyrjen e realizimit të kontratave dhe nuk është me parimin e ndarjes së detyrave.
“Ministri të siguroj se në rastin e caktimit të menaxherëve të kontratës, të respektohet parimi i ndarjes së detyrave”, thuhet në rekomandim e Auditorit.
Ministria investoi në komuna pa kurrfarë projekti
Në raportin e Auditorit u evidentuar se Ministria kishte investuar mjete në komuna pa projekt ideor. Auditori ka gjetur mangësi në tri nga shtatë rastet e testuara.
Komuna e Prizrenit i ka fituar dy grante përkundër që nuk kishte dorëzuar fare projekt ideor.
“Komuna e Prizrenit, si aplikuese për projektet “Ndërtimi i infrastrukturës në fshatrat e Lumbardhit dhe Podgorit”, si dhe “Rregullimi i terreneve sportive dhe objekteve kulturore në Rajonin e Lumbardhit” ishin përzgjedhur si përfituese të projekteve pa ofruar projektin ideor dhe dokumentet pronësore-juridike”, thuhet në raportin e Auditorit.
Edhe Komuna e Mitrovicës aplikuese për projektin “Ndërtimi i rrugës dhe kanalit Suhodoll-Mitrovicë”, kishte fituar pa ofruar projektin ideor dhe dokumentet pronësore-juridike.
“Vlera e këtyre marrëveshjeve të nënshkruara për financim nga MZhR ishte 430,000 euro. Kjo kishte ndodhur si pasojë e neglizhencës së komisionit të vlerësimit gjatë kontrollimit të dokumentacionit”, thuhet në gjetjen e auditorit.
Sipas Udhëzuesit për aplikant për realizimin e Programit për Zhvillim Rajonal dhe thirrjes për aplikim, komunat me rastin e aplikimit duhet të ofrojnë një projekt ideor me paramasë dhe parallogari si dhe dokumentacionin pronësoro-juridik.
Përzgjedhja e projekteve pa plan ideor rrit rrezikun për definimin e sasive dhe cilësive të punimeve dhe kostove shtesë.
Lidhur me këtë të gjetur, Auditori rekomandoi të vendosen kontrolle në vlerësim dhe të respektohen kriteret.
“Ministri, të siguroj se janë vendosur kontrollet e duhura dhe se gjatë procesit të vlerësimit të projekteve për financim nga ministria, përmes formimit të një komisioni profesional, duhet të respektohen në mënyrë rigoroze kriteret e vendosura dhe dokumentacionit mbështetës që siguron realizimin e projektit“, rekomandon raportin e Auditorit.
Ministria nuk i trajtoi barabartë komunat
Në Udhëzuesin për aplikant për realizimin e Programit për Zhvillim Rajonal, përcaktohet se kërkesat për financim nga komunat, duhet të jenë nga 50 mijë euro deri në 200 mijë euro.
Auditori thotë se kjo ministri nuk i ka trajtuar komunat në mënyrë të barabartë me rastin e aplikimit për financim.
“Në shtatë raste të testuara, kemi vërejtur se gjatë vlerësimit të projekteve aplikuese, komisioni kishte diskualifikuar projektet aplikuese nga komunat partnere “Kaçanik-Ferizaj” dhe “Kllokot-Viti” për shkak se kishin aplikuar për financim mbi vlerën e kufizuar prej 200,000€, ndërsa këtë kriter nuk e kishte zbatuar për projektet aplikuese nga komuna e Pejës si dhe ajo e Hanit të Elezit cilat i kishte shpallur si të përgjegjshme, ndonëse kërkesat e tyre për financim ishin poashtu mbi vlerën 200,000€. Kjo kishte ndodhur si pasojë e mungesës së mbikëqyrjes ndaj punës së kryer nga komisioni i vlerësimit, i cili nuk kishte treguar përgjegjshmërinë e duhur gjatë vlerësimit”, ka vlerësuar Auditori i Përgjithshëm.
Komuna rrezikoi t’i favorizoj disa komuna duke disktiminuar disa tjera. Auditori rekomandoi që kriteret të përdorën për të gjithë njësoj.
“Ministri, duhet të siguroj mekanizma më efektiv të mbikëqyrjes ndaj procesit të vlerësimit dhe të siguroj se kriteret aplikohen njëjtë ndaj të gjithë aplikuesve”, iu rekomandua Ministrit.
Mangësi në realizimin e pagesave
Bazuar në marrëveshjet e mirëkuptimit mes MZhR-së dhe komunave, tek kushtet e pagesës kërkohet që komuna t`i siguroj ministrisë, sigurinë e ekzekutimit nga operatori ekonomik sipas kushteve të kontratës.
Auditori gjeti ku kompania nuk kishte ekzekutuar punimet sipas kontratës.
“Në dy nga 28 pagesa të testuara, kemi vërejtur se siguria e ekzekutimit që kishte bashkangjitur komuna në dokumentacionin për pagesë, nuk ishte sipas kushteve të kontratës sepse ishte me afat të skaduar. Kjo kishte ndodhur si pasojë e mungesës së përvojës lidhur me kontrollimin e dokumentacionit nga ana e zyrtarëve financiar, meqë ishin ndër pagesat e para të realizuara për shpenzime kapitale”, thuhet në raportin e Auditorit për ministrin e formuar në vitin 2017.
Realizimi i pagesave në mungesë të dokumentacionit të plotë, sipas Auditorit rrezikon sigurinë për punët e kryera sipas cilësisë dhe kushteve në kontratë.
Ministrit iu rekomandua që para pagesave të jenë në përputhje me marrëveshjen
“Ministri të siguroj se procesit të realizimit të pagesave i paraprin një kontroll i detajuar duke siguruar se dokumentacioni është i plotë bazuar në kushtet e marrëveshjeve të mirëkuptimit. “, thuhet në rekomandimin e Auditorit.
Ministria e re, nuk di sa ka pasuri
Disa prej gjetjeve të auditorit janë lidhur me mungesën e profesionalizimit të stafit të kësaj ministrie të re.
“Ndonëse Zyrtari Kryesor Administrativ kishte marrë vendim për formimin e komisionit për inventarizim të pasurisë jo financiare, komisioni ende nuk kishte arritur ta kryej këtë proces, edhe pse kishte përfunduar periudha e dorëzimit të pasqyrave financiare vjetore. Kjo vonesë në kryerjen e këtij procesi, kishte ndodhur si pasojë e mos familjarizimit të stafit lidhur me kryerjen e këtij procesi”, thuhet në të gjeturën e raportit të Auditimit.
Këtë gjetje, Auditori e bazon në rregulloren MF-Nr. 02/2013 për menaxhimin e pasurisë jo financiare në organizatat buxhetore, ku neni 18, kërkon që organizatat buxhetore të inventarizojnë së paku njëherë në vit pasurinë jo-financiare për të vërtetuar dhe vlerësuar gjendjen faktike të saj. Raporti i inventarizimit duhet të bëhet para përgatitjes së pasqyrave financiare vjetore.
Auditori thotë se kjo nuk ofron sigurinë e aseteve fizike, paraqitjen e saktë në pasqyra dhe ka efekt në kontrollin e saj. Prandaj Ministrit iu rekomandua t’i rris masat e përgjegjësisë për komisionin e inventarit.
“Ministri duhet të rris masat e përgjegjësisë ndaj komisionit të inventarizimit të pasurisë, në mënyrë që raporti i përgjithshëm i inventarizimit të dorëzohet në kohën para përgatitjes së pasqyrave financiare vjetore, ashtu që ndryshimet e mundshme të identifikuara të cilat përcaktohen pas inventarizimit, të pasqyrohen në regjistrat e pasurisë”, iu rekomandua ministrit.
Zyrtarët e Ministrisë nuk din se borxhet duhet raportuar
Parregullësi ishin gjetur edhe tek pranimi i faturave dhe pagesa e borxheve.
“Nga gjithsej 36 pagesa të testuara nga mallrat dhe shërbimet si dhe investimet kapitale në vlerë 1,550,914€, kemi vërejtur se faturat nuk janë protokoluar dhe as nuk është shënuar numër rendor i protokollit”, thuhet në raportin e Auditorit.
Auditori thotë se në këtë ministri pranimi i faturave nga ministria bëhej duke shënuar datën e pranimit dhe nënshkrimin nga zyrtari i arkivës.
“Në tri raste, faturat nuk ishin raportuar në MF si obligime të papaguara të muajit paraprak. Ministria kishte raportuar obligimet e saj të papaguara vetëm në muajin janar dhe jo në muajt pasues. Këto mangësi kishin ndodhur për shkak se zyrtarët përgjegjës nuk kishin informacionin e duhur mbi procedurat për pranimin e faturave si dhe kërkesave për raportim të obligimeve, të përcaktuara me rregulla të Thesarit”, thotë Auditori duke konstatuar se Ministria e re i kishte shkeluar rregullën financiare për shpenzimin parasë publike.
Auditori alarmon se këto parregullësi në fatura dhe raportimi i borxheve në Ministrinë e Financave, rrezikon pagesën me vonesë të tyre paraqitjen e jo të saktë të borxheve.
“Ministri të siguroj së janë ndërmarrë veprimet e nevojshme lidhur me informimin apo trajnimin e stafit sa i përket rregullave të Thesarit dhe të siguroj zbatimin e një procesi të rregullt të evidentimit të faturave dhe raportimit të rregullt të obligimeve të papaguara”, rekomandon Auditori.
Zyrtarët që nuk u certifikuan e lanë Ministrinë pa Njësi Auditimi
Bazuar në Udhëzimin Administrativ nr. 23/2009 për themelimin dhe funksionimin e njësive të auditimit të brendshëm në sektorin publik, neni 3, përcakton që menaxhmenti i lartë i subjektit të sektorit publik, themelon NjAB-në me plotësimin e ndonjërit prej tri kritereve: buxheti vjetor mbi 1 milion euro; mbi 50 të punësuar me orar të plotë; dhe në raste të veçanta për shkak të shkallës së lartë të rrezikshmërisë dhe me pëlqimin e institucioneve përgjegjëse.
Ministria nuk kishte arritur të bëhej me njësi Auditimit pasi zyrtarët e saj nuk arritën të certifikohen.
“MZhR, megjithëse plotësonte kriterin e parë, duke qenë se buxheti vjetor për vitin 2018 ishte mbi 4 milion euro, nuk kishte arritur të themeloj NjAB-në. Kjo për shkak se dy zyrtarë brenda ministrisë, të cilët kishin ndjekur trajnimet në fushën e auditimit të brendshëm, nuk kishin arritur të çertifikohen”, gjen Auditori.
Ministrit iu rekomandua të marr masa për themelimin e kësaj njësie.
“Ministri duhet të siguroj se janë ndërmarrë masa, në mënyrë që shërbimet e auditimit të brendshëm të sigurohen përmes themelimit të NjAB-së brenda ministrisë”, rekomandim.
Përvec këtyre problemeve, Auditori kishte evidentuar dobësitë në kontrollet menaxheriale dhe menaxhimin e rrezikut.
“Si pasojë e mos funksionalizimit të tërësishëm të strukturës organizative duke qenë ministri rishtazi e themeluar, një numër i pozitave, përfshirë edhe ato menaxheriale, nuk kishin arritur të plotësohen. Rrjedhimisht, në raste të caktuara, kishte pasur sfida në ndarjen e detyrave, pasi të njëjtit zyrtar iu kishte ngarkuar më shumë se një detyrë. Mungesa e kontrolleve të duhura kishte bërë që të ketë mangësi gjatë procesit të vlerësimit të projekteve kapitale dhe realizimit të pagesave në fundvit…”, vazhdon më tej e gjetura e raportit.
Tutje përmendet se mos familjarizimi me legjislacionin në fuqi nga zyrtarët financiar kishte bërë që të ketë mangësi në menaxhimin e pasurive dhe obligimeve të papaguara, duke rezultuar me theksim të çështjes në raportin e auditimit.
Auditori rekomandoi të bëjë rishikimin e brendshëm të raportimit dhe llogaridhënies.
“Ministri të siguroj se është kryer një rishikim për të përcaktuar formën e raportimit financiar dhe operativ tek menaxhmenti i lartë dhe ecuritë buxhetore, përfshirë edhe shpenzimet si subjekt i raportimeve dhe rishikimeve të rregullta nga menaxhmenti. Gjithashtu, identifikimi i rreziqeve të bëhet në nivel të departamenteve dhe të merren masa për menaxhimin e tyre duke përfshirë raportimin/rishikimin e regjistrit në baza të rregullta (tre mujore) për të përcaktuar nëse janë marrë veprime ashtu siç është planifikuar”, rekomandon raport.
