Dhjetëra parregullsi në menaxhimin e stacionit të autobusëve
Auditori ka gjetur se Stacioni i Autobusëve është i paditur në katër raste nga pretendues të ndryshëm Blerjet pa procedura të prokurimit, vlerësimi i dobët i nevojave, mos respektimi i rregulloreve nga ekzekutivi, punësime jashtë planit të biznesit dhe mbikëqyrja e pa mjaftueshme e kontrollave të brendshme nga menaxhmenti i Stacionit të Autobusëve në Prishtinë janë vetëm disa nga të gjeturat e Zyrës Kombëtare e Auditimit e Republikës së Kosovës
. Kjo e fundit ka publikuar raportin për vitin 2017, ku njoftohet se organizata nuk posedon ndonjë regjistër që identifikon rreziqet e ndryshme që mund t’i kërcënojnë aktivitetet e saj. Auditori bën të ditur se ka trajtuar përmbajtjen e planit të biznesit të vitit 2017-2019, të Stacionit të Autobusëve dhe nga të dhënat e prezantuara vërehet një planifikim i dobët i aktiviteteve financiare, pasi planifikimi i shpenzimeve të përgjithshme të ndërmarrjes ishte më i lartë se sa të hyrat për 165,638€ respektivisht 17%.
Përmbajtja e këtij plani për shpenzimet administrative, shpenzimet e mirëmbajtjes dhe shpenzimeve operative, sipas auditorit, nuk reflekton mundësitë dhe nevojat reale të ndërmarrjes. Kjo për shkak të funksionimit jo të mjaftueshëm të kontrolleve të brendshme në përgatitjen e planit të biznesit. “Në Planin e Biznesit 2017-2019, Stacioni i Autobusëve për realizimin e objektivave të saj kishte paraparë nevojat për pranim të 20 punonjësve në 12 pozita të ndryshme. Struktura organizative dhe organizimi i punëve janë pasqyruar në Planin e Biznesit të Ndërmarrjes të miratuar nga BD.
Stacioni i Autobusëve gjatë vitit 2017 ka punësuar 25 punonjës, pra 5 punonjës përtej planifikimit. Përveç, kësaj 8 (tetë) nga 25 të punësuar ishin për pozita të ndryshme nga ato të planifikuara me plan të biznesit. Pozitat e plotësuara me punonjës të ri që në plan të biznesit nuk ishin parashikuar ishin: Punëtorë në sportelin informativ – 1 vend; Mirëmbajtës i hapësirave të gjelbërimit – 1 vend; Inkasant në sportel – 1 vend; Drejtor teknik – 1 vend; Asistente Administrative – 1 vend; Pastrues- 2 vende; dhe Vozitës- 1 vend. Për më shumë, procesi i rekrutimit për pozitën e Drejtorit Teknik përveç që nuk ishte paraparë me Planin e Bizn esit, nuk janë zbatuar parimet themelore të afirmuara në legjislacionin e punës. Gjatë kohës së zbatimit të auditimit (mars 2018), u.d i Kryeshefit Ekzekutiv ka marr vendim për ndërprerjen e kësaj marrëdhënie të punës”, bëhet e ditur në raport.
Ndërmarrja, sipas raportit të auditorit nuk kishte ndonjë rregullore për menaxhimin e pasurisë, e cila duhet të përshtatet me nevojat dhe kërkesat e ndërmarrjes duke u mbështetur në standardet dhe rregullat në fuqi. Kjo ka ndodhur si pasojë e mos vlerësimit të rëndësisë së rregullores për menaxhimin e pasurive. “Stacioni i Autobusëve i ka dhënë me qira operatorëve ekonomik disa lokale të cilat ishin në pronësi të ndërmarrjes.
Të hyrat nga qiraja për 2017 nga këto lokale ishin 160,866€. Përveç pagesës së qirave, qiramarrësit e lokaleve janë të ngarkuar edhe me shpenzimet e komunalive të cilat qiramarrësit i krijojnë për ujë, energji elektrike dhe mbeturina. Këto shpenzime të komunalive për vitin 2017 ishin në vlerë 57,798€. Shpenzimet komunale fillimisht i paguan Stacioni i Autobusëve e më pas nëpërmjet një komisioni për çdo muaj i cili bënë raport për ndarjen e shpenzimeve përkatëse duke i lexuar orëmatësit e ujit dhe të energjisë elektrike.
Nga shuma e paguar, Stacioni i Autobusëve për vitin 2017 kishte faturuar 40,772€ nga qiramarrësit të cilat më pas janë regjistruar si e hyrë e Stacionit. Kjo ka ndikuar në rritjen e të arketueshmeve nga qiramarrësit, kur kësaj ja shtojmë edhe faturimet e për qiratë vlera e tyre arrin në 201,638€ për viti 2017. Megjithatë, inkasimi i tyre bëhet me vonesë dhe me vështirësi, ku një numër i tyre inkasohet përmes procesit të përmbarimit dhe nëpërmjet gjykatës.
Gjithashtu, Stacioni i Autobusëve nuk ka procedura të qarta për trajtimin e llogarive të arkëtueshme nga të hyrat e komunalive për qiramarrësit pasi që një pjesë e tyre janë të vjetërsuara të cilat rrezikohen të bëhen borxhe të këqija”, njoftohet në raport. Auditori po ashtu bën të ditur se Stacioni i Autobusëve në kuadër të llogarive të tjera të pagueshme në vlerë prej 13,176 euro, kishte edhe një avans të marr nga një person fizik në vitin 1999 (marka gjermane i konvertuar në euro) në vlerë 5,624 euro, si paradhënie në emër të qirasë ende pa e nënshkruar kontratën dhe as që është shfrytëzuar lokali, për më shumë as avansi nuk është mbyllur.
Kjo për shkak të mungesës së kontrolleve dhe përgjegjësisë nga menaxhmenti që para marrjes së avansit të nënshkruaj kontratën. “Kemi vërejtur mospërputhshmëri mes kuponave fiskal të regjistruar nga arka fiskale dhe Z-raporteve të dorëzuar në arkën administrative për të hyrat e shitjes së biletave. Kjo kishte ndodhur në dy arkat fiskale. Në këto dy arka fiskale ishin shtypur kuponë fiskal dhe Z-Raporte për të cilët nuk ishin shitur bileta.
Barazimi i arkës ishte bërë vetëm me raportin e biletave të shitura dhe me paratë e dorëzuara nga bileta shitësit, por jo edhe me deklarimin elektronik të Z-Raporteve, i cili kishte krijuar një diferencë për këto dy arka fiskale në vlerë 61,295€.
Këto diferenca kanë ndodhur nga janari 2017 deri në gusht të vitit 2017. Ne kemi bërë testimet e nevojshme për periudhën janar- gusht dhe nga mostrat e testuara kemi identifikuar se janë printuar kupona fiskal dhe Z-Raporte në vlerë 5,223€, prej të cilave kanë printuar dhe shitur bileta duke i inkasuar paratë në vlerë 2,616€, ndërsa kanë shtypur kupona dhe Z-Rapo rte për të cilët nuk kanë shitur bileta dhe nuk kanë dorëzuar ZRaporte në vlerë 2,608€. Gjegjësisht nga 32 Z-Raporte të arkës fiskale vetëm 15 prej tyre janë të mbuluara me bileta, ndërsa 17 Z-Raporte nuk ishin dorëzuar në Arkën Administrative pasi që për to nuk kishte shitje të biletave.
Në anën tjetër nr. i biletave në Llogarinë e biletave përputhet me parat e dorëzuar. Kjo do të thotë se për Z-raportet e pa dorëzuara nuk kanë bileta të shkruara nga bllokat dhe llogaria e biletave.
Kjo kishte ndodhur për shkak të dobësive të kontrollit të brendshëm në procesin e të hyrave dhe të raportimit i cili nuk ka arrite të përcjellë numrin serik të Z-raporteve të këtyre dy arkave fiskale. Nga muaji tetor ndërmarrja ka instaluar një softuer të ri i cili është i ndërlidhur automatikisht që në momentin kur inkasanti e printon biletën lëshohet edhe kuponi fiskal për atë biletë”, njoftohet më tutje. Kryeshefi Ekzekutiv ka dhënë me qira pyrgun nga 01.06.2017 deri me 30.06.2022 për 481 euro në muaj, i cili ka qenë pjesë e aktivitetit operativ të Stacionit të Autobusëve.
Pyrgu sipas auditorit, nuk ka qenë e përfshirë në rregulloren për dhënien e lokaleve afariste në shfrytëzim të përkohshëm dhe tokës. Kjo për shkak të menaxhimit të dobët dhe të kontrolleve të brendshme jo funksionale. “Nga pagesat e testuara ne kemi vërejtur se ndërmarrja kishte bërë blerje direkt nga operatorët ekonomik duke anashkaluar procedurat e prokurimit.
Arsyet sipas ndërmarrjes ishin: sepse ato ishin me vlera të vogla. Mirëpo në analizën tonë të bazës së shpenzimeve të ndërmarrjes kemi vërejtur se kishte disa blerje të mallrave ose shërbimeve me të njëjtën kompani ku shumica prej tyre ishin bërë me para të gatshme (petty cash) me vlera nën 100€.
Vlera epërgjithshme e pagesave kalon kufirin e caktuar sipas LPP-së, prandaj AK ishte dashur të përdor njërën nga llojet e kontratave të nenit të lartcekur të LPP-ës. Rastet e identifikuara po i paraqesim si në vijim: 14 pagesa për furnizim me bileta autobusi, vlera e përgjithshme e të cilave ishte 1,280€; 39 pagesa për furnizim me material, vlera e përgjithshme e të cilave ishte 3,297€; 50 pagesa për furnizim me material zyre, vlera e përgjithshme e të cilave ishte 2,524 €; 31 pagesa për furnizim me vegla pune, vlera e përgjithshme e të cilave ishte 1,503€; 14 pagesa për furnizim me material higjienik, vlera e përgjithshme e të cilave ishte 795€; dhe Një pagesë për Mirëmbajtje të softëerit vlera e të cilës ishte 236€.
Mangësitë e identifikuara kishin ndodhur për shkak të mos funksionimit të mjaftueshëm të kontrolleve të brendshme. Është kërkese ligjore dhe e statutit të ndërmarrjes që për çdo vit të bëhet vlerësimi i performancës së stafit. Menaxhmenti i Stacionit nuk kishte kryer vlerësimin e performances se stafit asnjëherë në vitet e mëparshme.
Pas këshillave tona të dhëna në memorandumin e auditimit të ndërmjetëm, menaxhmenti kishte kryer vlerësimin e performances së stafit për 2017. Për shkak të pakënaqësisë me vlerësimet, KE i kishte anuluar të gjitha vlerësimet duke i tërhequr nga dosjet, dhe me 29.01.2018 e kishte nxjerr vendimin me numër 02/80 për vlerësi min e tërë stafit nga vetë Kryeshefi Ekzekutiv së bashku me një zyrtar të kontrollit të brendshëm.
Vlerësimi i stafit është bërë pa i njoftuar asnjë nga punëtorët mbi performancen e tyre. Formularët mbi vlerësimin nuk janë të komentuar për përmbushjen e objektivave dhe nuk janë të nënshkruar fare nga punëtorët. Kjo për shkak të menaxhimit të dobët dhe të mbikëqyrjes së pamjaftueshme nga BD”, thuhet në raport.
Auditori ka gjetur se Stacioni i Autobusëve është i paditur në katër raste nga pretendues të ndryshëm, të cilët kërkojnë nga Stacioni i Autobusëve vlerën prej 8,737 euro, këto raste nuk i ka shpalosur në shënimet shpjeguese të pasqyrave financiare.
Gjithashtu, nuk i ka shpalosur as rastet të cilat vet Stacioni i Autobusëve i ka paditur qiramarrësit e vet për mos shlyerjen e obligimeve të tyre nda Stacionit të Autobusëve për tetë raste në vlerë të përbashkët 91,521 euro. Gjithashtu auditori bën të ditur se Stacioni i Autobusëve për vitin 2017 nuk kishte nxjerrë një raport, i cili paraqet nivelin e kënaqësisë së konsumatorëve ndaj ofrimit të shërbimeve./ 21 Media
